学生会秘书部工作总结
部门简介:作为雷州大学生志愿者联合会的常设机构，秘书部主要发挥活动枢纽的作用，加强与其他部门之间的沟通、联系与合作及时跟进联合会有关活动的进展情况并向各个负责人反馈。负责有关文件传达，做好相关文件资料的整理与保存。参与制定及公布内部有关事项，不定期安排有关会议，并制定会议流程，明确会议内容。做好每次会议的考勤与纪录，负责文件的编写工作，实践表的盖章。负责财务管理、接听电话和接待有关领导及来访人员。制作各负责人值班安排表，确保团委办公室在活动期间有人员值班。在此期间做好值班考勤工作。
部长:袁慧
副部:莫业晓 郑丹丹
部员:谢克铸 陈小凤 吴居铮 黄学良 梁海涓
部门常规工作:
1、文件传达、复印、打印
2、资料整理与保存
3、安排会议，制定会议流程，会议记录
4、要求每个部门开会时作会议记录，由秘书部负责收集并整理
5、联系并邀请嘉宾，买水以及给嘉宾的礼品购买、奖品购买
6、协助宣传部收集活动照片以及主要负责部门的工作总结，召开主要负责人活动总结会议
7、负责章程的修改，实践表盖章
8、负责人值班安排表
9、财务管理
10、组织庆功宴。
主要工作回顾：
前期工作
1、在校期间参与讨论并确定各部门主要负责人
2、确定和组织本届相关活动项目
3、配合各部门招收志愿者并确定各部门成员名单
4、收集各部门前期工作小结
中期工作
1、向雷州一中申请办公室，教室，资料印刷赞助等需要用到的物品。
2、制作工作卡
3、初步确定各项重大会议与会领导及人员名单，联系并制作名片
4、值班表的制作
5、全体干事大会:
活动介绍: 是联合会活动拉开帷幕前的例会。为了让刚进入联合会的成员增加对联合会的了解以及各部长对自己部门新成员的了解,促进交流,主要由秘书部的成员组织了成员大会,并邀请了雷州一中的有关领导（团委书记郑丽江）一起参与.此次活动不仅让各个部门之间更好地了解了联合会,更展现了联合会新鲜血液的蓬勃朝气的一面.部员们增进了感情,为以后的合作打下了良好的基础.会议上公布值班表名单
活动时间：2008年7月19日
6、宣传及招生
活动介绍：为了达到活的目的，让更多的市民参与到联合会活动中来，在活动拉开前我们展开了宣传活动。宣传之后，我们就义教活动展开报名。确定宣传及招生所需物质已准备好。宣传前教学组、后勤部及宣传部组织召开本部门成员会议，秘书部协助安排人手调配，工作安排妥当，宣传效果较好。在招生当天，秘书部主要协助登记学生报名情况并及时反馈到教学组，并收集好学生资料进行安排班级。
活动时间：2008年7月19－20日
7、全体教员大会
活动介绍: 是联合会展开义教活动开的一次例会。与全体干事会议大同小异，旨在让刚进入联合会的教员增加对联合会的了解、活动过程中需要注意的相关事宜以及接受一中等学校的老师给予的授课方面的指导。主要由教学部组织，秘书部协助。此次大会邀请了颜晓书校长，郑丽江书记，谭柳霞书记以及四位语数英科目的老师。
活动时间：2008年7月20日
8、开幕式
9、不定期安排会议
10、配合宣传部准备倡议书，宣传单，新闻稿件
11、配合外联部准备各项活动策划书
12、配合教学组整治学生考勤
13、配合经验交流会，口语小组展开活动
14、各项评优工作的准备及人员、奖品的确定
15、闭幕式
后期工作
1、 收集教员心得、学生心得
2、 收集志愿者通讯资料并整理通讯录
3、 章程整理，实践表分发及收集整理
4、 整理相关文件并存档
5、 配合各部门做好汇报工作以及感谢信的撰写
6、 部门总结
7、 收集物资购买收据进行报销，经费统计
工作检讨及建议
由于部门工作都很琐碎，及刚接任这一部门的工作，有很多细节问题我们都没有考虑到，从而出现了工作重复，不及时，效率不高的情况。因此我针对这一届的工作，总结了以下几点。
一、招干工作
1、 加强招干宣传力度。鉴于这届教训，我觉得我们应该秉持“宁缺勿滥”原则，因为有少部门干事根本没有工作的。
2、干事预备期时，应该让每个干事都接触到部门章程及基本工作，让他们有机会接受锻炼。
3、加强与干事的沟通，多理解他们，消除他们的不良情绪。
4、向干事明确工作性质
二、大型活动的配合工作，某些部门只在意本部门的工作进步，对于联合会的大体工作进步则不予了解及配合。造成其他部门意见重重，但幸于只是一个部门存在这种情况，基本不影响联合会活动操作。
三、考勤工作存在不足，迟到现象严重。
四、会议
1、全体干事会议
会议内容没有从听众方面考虑，而只追求联合会的被了解度。据某些干事反映，会议没有帮助他们了解到自己的工作职责以及联合会的具体工作状况。只是对于联合会大体活动有所了解，反映称模糊的了解，这不利于让他们调动自己的工作积极性。建议：下一届开始会议上增加互动环节，解答会议上干事的疑问。会后严肃组织各部门会议，让干事了解部门的工作职责，培养干事的归属感。
2、全体教员会议
本次教员会议效果不够明显，没有向教员明确阐明义教宗旨。主要因为会议前没有与与会老师进行沟通。
五、招生
本次招生出现了重大混乱，主要是内部名额及招生现场控制不好。内部实际招生名额远远超出预定名额。招生现场较为火爆，现场报名工作者擅自提前招生，造成秩序混乱。
建议：内部报名定于向外招生的前两天开始，并于招生开始前一天结束。这样可调动较多精力到报名现场及避免违报情况。向老师及成员解释清楚并控制内部报名名额，2－3人/老师；1－2人/成员，具体按各届情况而定。
优、嘉宾邀请
由于开幕式定于星期一举行，而在前一周的工作日并没有考虑邀请函的派发情况，周末各单位机关没人上班，造成有些领导不能邀请到场的失误。但闭幕式就此问题进行了纠正，望以后吸取这个教训。
七、经费浪费
根据本人对上两届活动的了解，我觉得本次活动经费开销较大，相对浪费。
1、 有些部门在购买物资前没有向秘书部汇报，造成重复购买，所购物品较为奢华，或者根本不需要购买的情况。
2、 干事及教员没了解到联合会工作性质，做为一个志愿型组织，自己本来就准备付出。相关需要要自备。由于没意识到这个性质，干事或教员挑剔情绪较多，很多干事或教员总是索拿本该用于正式场合的饮用水，造成后期这方面较大的开销。
建议：向各部门负责人明确报销制度，没向秘书部呈报就擅自购买的一律不给予报销，秘书部与主要负责人商讨后有理由拒绝该部门购买此类物资。考虑到后勤部工作繁多，秘书部批准后规定金额由该部门成员自行购买。因对所购物资不进行爱护及没有遵循循环利用原则，重复购买同类物资不予批过及报销。在招干时阐明联合会性质及联合会物资情况。
八、加强与一中学生会和团委的交流，他们的确在很多方面给予了我们很多帮助。
九、控制资料的打印复印，避免给一中造成不必要的资源浪费。
十、各部门注意增强部门干事对联合会的归属感。
十一、针对实际存在的困难，主要可以通过把握好实施中的关键环节来解决。例如：管理方面，得到领导的重视，保障有力。
十二、在实际的工作中突发状况随时可能发生，计划永远赶不上变化，但是，事前各种可能状况的预计与解决方案还是必要的，至少可以减少突发状况更多的发生。
十三、措施到位。做好分工，责任的落实可以更有利于活动的开展，同时事前的沟通是极为必要的。
这十几天以来，我们的工作确实出现很多问题，特别是我们的积极性不高，主动性不强，人与人间的交流过于频繁以致工作时部分干事只专注于聊天或者互相推托工作。希望我们的工作都有所改进。最后，在下一届活动中我们应尽快让我们的干事熟悉了解本部门工作，完成交接工作。各部门的资料也应该进行一次全面整理，上传到本部门邮箱及秘书部邮箱，为下一届提供充足的资料。
当然，这十几天来，虽然很多时候忙得什么都顾不上，但总的来说收获还是不少的。无论是考虑事情的的周全性还是办事的耐心还是办事的条理性等都有所提高；承受各方面压力的能力也提高了；也能较好的调节自己的心态。虽然都是些琐碎的事情，但也能学到东西这就是复杂的事情要简单做，简单的事情要认真做，认真的事情要重复做，重复的事情要有创造性的做。
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