浅谈高校二级行政秘书综合能力培养

高校行政秘书是院系行政管理的一支重要力量,是院系行政工作的执行者,对于日常工作的顺利进行发挥着不可低估的作用。行政秘书既是院系行政管理层的参谋与助手,又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带,发挥着上情下达。下情上报的重要作用。高校行政秘书的工作论文网性质,直接决定了其工作内容。角色定位及能力要求。

一。行政秘书工作内容

了解行政秘书的岗位职责,是做好行政秘书工作的第一步。二级行政秘书工作内容主要概括为以下四个方面。

(一)日常工作。日常工作包括教职工考勤,报刊杂志的征订及各类印刷品。信件。文件的收发和管理,办公用品的采购和保管,综合性会议的安排,上级机关和兄弟单位的来访接待。

(二)文书工作。文书工作是高校行政秘书的一项必不可少的工作,主要包括工作计划。工作总结。行政规章制度的起草,请示报告的拟定。审核。校对,会议记录及会议纪要的整理,文件的起草。印发等。

(三)档案管理工作。负责收集整理有关文件材料,整理和保存工作计划。工作总结。工作会议记录。规章制度等,负责保管获得的荣誉证书。奖杯。奖牌等实物档案,负责教职工档案资料的登记和保管。

(四)资产管理工作。负责办公设备。办公家具等固定资产的采购申请。账物管理和清查,负责各类设备资产的入库。报废。报损及日常维护工作。

二。行政秘书角色定位

良好的角色认知是做好行政秘书工作的关键。高校院系行政秘书处理的是的综合性事务,二级行政秘书工作的复杂性与多样性,可将行政秘书的角色定位归纳为以下两点:

(一)从属性与辅助性。行政秘书处于行政管理层的从属地位,是领导的助手和参谋,需要按照领导的指示来处理问题,不能超出自己的职责范围擅自做主。在工作过程中行政秘书更多情况下发挥实施和辅助的作用。二级行政秘书在工作中既需要从事行政管理也需要深入教学科研,熟悉各个工作环节,善于发现新方法,提出创新性的意见和方案,为院系领导决策提供中肯的意见和方案。

(二)服务性与管理性。行政秘书工作的宗旨就是服务,即为领导服务,为学校职能部门服务,为师生服务,为开展教学。科研。对外交流等各项工作服务。高校二级行政秘书除了要为领导当好助手之外,还要在工作中坚持以人为本“的服务宗旨,贯彻服务第一“的理念,树立服务意识,提高服务效率及服务质量。行政秘书在院系行政管理中代表管理层行使职权,在管理层与教师之间沟通协调,面对细致而繁杂的工作,要充分发挥高效的统筹能力与管理能力,把握好服务与管理的统一。

三。行政秘书综合能力培养

综合能力是以高水平。高质量完成各项工作的保证。高校行政秘书应以积极的心态提升自我职业综合能力,以便在工作中灵活。机动。高效。

(一)加强执行能力。高校院系行政事务的处理,不在于决策而在于执行,而执行的关键则体现在行政秘书的执行力上。执行能力首先要以良好的工作作风和端正的工作态度为根本,需要在工作中培养积极主动,细致高效,有责任感的工作精神。细节决定成败,行政秘书的工作本身具有琐碎繁杂的特点,而其中有些工作往往具有重要性,如果不细心很容易造成不良后果。对待每一项工作都应当具有高度的责任感和紧迫感,要强化效率意识,落实工作责任。

(二)增强统筹管理能力。统筹管理能力是指管理者面临众多问题和复杂情况时,将问题分出轻重缓急,合理排序制订计划,最终做到统筹安排。合理部署常规性工作是提升统筹管理能力的基础。高校二级行政秘书的常规性工作主要围绕学校工作开展,包括很多经常出现。反复进行的工作,如办文。办会。接访等。此外,也包括周期性的工作,如年初计划。年终总结。重大节日的活动安排等,在处理这些工作时需要有预见。有计划,方可使工作一环套一环地进行。明确工作的重要性排序是提升统筹管理能力的关键。作为有效的行政管理工作者,首先要关注于最重要而紧要的事,切忌不分主次。机械地处理工作。

(三)提高学习能力。学习能力是核心竞争力的基础,是促进行政秘书可持续发展的必要途径。学习能力是行政秘书职业发展的重要因素。良好的职业发展需要不断地学习,只有不断适应社会提出的新要求才能有更长远的职业发展。

二级行政秘书在工作应当学会利用多媒体技术,熟悉计算机基本操作,及时地从现代媒体接受新知识。新思想。实践出真知,二级行政秘书的工作是实践性很强,在日常工作中需要尝试新方法来增长见识,从实际工作中总结经验与教训。积极申请培训学习的机会,通过参加培训课程增强理论水平,提升行政秘书技能,提高业务素质和工作能力,以解决工作任务中遇到的难题。

四。结语

综上所述,高校二级行政秘书需针对自己的工作内容与工作范畴,进行准确地自我角色定位,注重综合能力的提高,以更高的质量完成高校二级各项行政管理工作。

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