沟通时作为秘书首先我们要了解沟通对象的背景，比如对方的性别、年龄、性格、外貌、民族、宗教信仰、世界观价值观、行为准则、政治倾向和生活学习工作的等个人经历。论文网

也要注意秘书的性别不同，身份也会有所不同，比如女秘书在形象记忆和打字速度等事务工作上有着优势，性格比较细腻温柔，考虑比较周全，做事比较耐心细致，并且可以避免犯错，这是男性秘书难以做到的。古代的杨修干预曹操选继承人加速了自己的悲剧命运，杨修因为心思不够细腻，错猜曹操心思，导致这样的结局，所以这样的助理参谋和领导关系长久不了。所以沟通关系也是女性秘书的长处。历来都是“男主外，女主内”。男性的自制力弱于女性，并且有着更强的支配欲望，也就导致他们容易犯错。现代社会有许许多多的男性秘书因为政治错误导致自己有了牢狱之灾，以至于伤害领导权威以及公司国家利益。男性总是不愿默默无闻，不甘心做着幕后工作者，总是极力想要表现自己。女性比较严谨，自律性强。[9]作为秘书要严格保守秘密，而男性秘书易酒后乱事，所以机密文件还是女性秘书处理更好，因此中国历来党政中作的机密秘书大多为女性。女性秘书因为本身明显的优点所以足以胜任此工作。虽然女性秘书的优点十分突出，但是男性秘书也有着自身独特的优点。首先女秘书会相对比较感性，也容易感情用事，做事比男性更易受自己的情绪影响，而男秘书则比较理性，以至于处理问题不会犹豫不决，可以果断解决问题；其次女秘书的身体状况弱于男生，并且由于传统观念，女性一般家庭问题较多，在家庭中女性要照顾处理的事情更多，可能会导致工作时精力不够，出现疲劳状态。[10]再例如，女性结婚生子，会有一个漫长的休息过程，一旦工作交接不好，工作会无法正常运转甚至会影响公司利益；虽然当代社会男女平等，女性一样可以有自己的一番事业，但是也不能因为工作放弃当母亲，在生子的几个月中工作是最难以处理的，也有一部分女秘书工作家庭都没能处理好，这也是女性秘书面对的最大的难题。最后，男性女性的语言方式受到性格的影响也有着很大差异！

（二）沟通时的目的

沟通受沟通的内容的影响，沟通内容包括环境的营造，听话者的心态，沟通时原则的把握，沟通的方式，沟通的时机和主题的选择。而引领沟通的最重要因素是沟通时的目的。

根据沟通的目的，要营造适合的环境，如果沟通的是一般的小问题，则可以直接电话沟通，如果是比较大的问题，则应亲自上门拜访，面对面的交流。交流时首先需要摆正心态，要尊重他人，接纳他人，宽容他人，相信他人。不要有强迫的态度，会使对方感觉不舒服。也千万不要回避关键问题和矛盾，会使问题越积越多。也不可以一味地迁就。折中态度最好，但是如果一直这样，效率就会很低。所以最佳方式是保持合作态度，良好的沟通，需要双方处于平等地位，要坦诚的阐述自己担心的问题，意见出现分歧时，要做到对事不对人，共同研究解决问题的方案，才能实现共赢。

也要积极的倾听，有效的反馈，沟通中也少不了赞美批评，都要把握好原则，讲究艺术，例如：下属偶尔做错了事，作为领导不应该不管青红皂白一顿批评，领导应该做出适当的批评，否则会打击下属工作的积极性；当然，如果下属工作完成的出色也不要一味的表扬，要适度，否则下属容易膨胀，之后难以管理！文献综述

沟通的方式渠道也很有讲究，一般分为正式沟通和非正式沟通！正式沟通就是公开的商务会谈，非正式沟通可以是一起运动，娱乐时进行，总之，需要进行沟通的主题不同就得选择不同方式。口头说话艺术包括很多方式，根据目的的不同可以采用不同方式，例如当面沟通，电话沟通，语音网聊等等，其中当面沟通是最直接、最高效的，可以使信息传递全面、快速、及时，可以使信息最丰富的传递，并且快速得到理解和回应。方便工作更好地进行下去。但是也有不足，交流信息过多，难以被全部记录或者保存，并且即使记录下来，随着信息的传递，可能最后失去了它的真实性。如果对话双方无法见面，可以通过电话或者视频会议，例如各国领导人之间就会经常进行电话交流；在企业里，特别是外企，由于领导工作较忙或总部在国外，视频会议常常出现，这也就是视听综合沟通，在经济全球化的今天，视听综合沟通有着举足轻重的地位！ 浅谈如何提高秘书的说话艺术(3):http://www.youerw.com/wenxue/lunwen_202298.html