公文是公务机构依法履行职能的一种重要工具,公文处理本身就是一种有特定法律后果的法律行为。为此,以公文处理活动为对象,充分建立和实施相关的法律规范。制度规范就成为一种客观的必需。新中国建立以来,党政领导机关对公文处理法规建设给予了必要的重视,并作出了不懈的努力。早在建国之初的1951年9月,中央论文网人民政府政务院就颁布了新中国第一个公文处理方面的行政法规公文处理暂行办法,1955年和1956年中央先后制定了党内规章中国党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例。中国党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法。其后,经过多次反复的修订或全面更新,党政两大系统分别颁行了各自的公文处理法规[1]:中国党机关公文处理条例(经中央批准,中央办公厅1996年5月发布);国家行政机关公文处理办法(国务院办公厅1987年2月发布,1993年11月修订)。

几十年来,党政机关公文处理法规建设工作,无论对维护公文的法定效力功用,还是在更高层面上对规范和改善管理。保障国家和公民权益。提高工作质量和工作效能,都发挥了非常有益。有效的作用。但同时,我们也不能不认识到,与其他领域相比,与时代的需要和要求相比,公文处理法规建设也还存在一些不足,存在一些不够完善之处。我们有必要充分认识。努力弥补这些不足,使公文处理法规不断趋于完善。本文作者不揣冒昧,仅就中国党机关公文处理条例国家行政机关公文处理办法两个法规中所反映的情况,大胆就进一步完善党政机关公文处理法规建设的若干问题提出一些不够成熟的意见,欢迎批评指正。

(一)应进一步充分体现与立法“宗旨相一致的立法“精神。

在中国党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法中都有对自身立法“宗旨的明确表述,尽管具体文字有所不同,但实质内容是一致的,都可以概括为:规范管理(规范化)。改善管理(科学化)。提高工作效能。确保公文质量。对属于机关内部程序性规范的公文处理法规而言,以此为立法“宗旨,无疑是正确的,而且它们也在具体规范中得到了较好的体现。但如果用更高的要求来衡量,笔者认为,在法规中还应当更充分地体现和贯穿与这一宗旨相一致的立法“精神。如制度面前人人平等“精神;权利与义务。利益与责任对等并完整“精神;服务基层“精神;简化便利“精神等。

公文处理所以要以统一法规制度的形式实现规范化,在一定意义上,就是要利用法规制度面前人人平等,人人正当权益被维护,人人受相关规范约束“的特点,为上上下下各个部门。各级各类工作人员共同参与。分散进行的公文处理活动定规矩,以建立秩序,确保质量和效能。但在目前的法规中,多数具体规范是针对下级机关“下级工作人员“的,而且主要是规定他们的责任和义务的:上报的公文,必须……“下级机关要……。相对的,对领导者“,对上级机关“的规范中责任义务方面的规定不多,而多数是上级机关有权……“。我们姑且不从法理精神上去谈问题,就从实施效果方面看,这种对上约束少。责任少而权利多,对下约束多。责任重而权利少的不对称现象,对保证公文处理效能和质量都是不利的。因为对公文处理过程来说,其中对公文产生效力影响最大的是作为机关和部门法定代表的各级领导者和他们的活动;效力最大。强制力最强,一旦出错,负面影响最大的也是上级机关制发和处理的文件,如果领导者。上级机关不能平等地受到规范的约束,全面提高工作效能和质量当然就难成现实。

同任何一种管理工具一样,简化。便利的公文及其处理活动才是最有效的,最有质量保证的。简单就是可靠“便利更有生命力“已经被越来越多的管理者所认同。在公文处理过程中,超过实际需要的多样性从来都是公文质量与公文处理效能的大敌,我们有极大的必要以科学的简化手段进行斗争。实践告诉我们,在公文处理这样一个在党政机关内部几乎人人参与的工作活动中,不能期望所有的参加者都能成为公文处理的专家,因此,有关的制度。方法。程序应尽可能在功能不变的前提下化繁为简。因为只有简单方便,才易于被人们有效掌握,才便于推行,才可以对所有的人严格要求;也只有简单方便,才可以降低操作难度,减少中间转换环节,使公文处理过程少出现差错,进而提高公文的质量。这种简化便利的精神在现有的公文处理法规中已经得到一定程度的体现,如在最近几次修订过程中就都对公文文种进行了简化。但笔者认为,这种简化的范围和力度还都有进一步扩大和增强的必要和可能条件。