发电企业财务管理信息系统实践研究

[中图分类号]F406。72[文献标识码]A

一。引言

随着信息化飞速发展和工作精准管理程度的不断提高,一些大型(尤其是发电企业)企业均已开始重视信息化管理代替传统人工管理的必要性,开始进行信息化系统建设的统筹目标。国华公司论文网于2003年开始统筹建设信息化系统平台,经过10余年的信息化建设发展,已成功建设了多个信息化系统,并在不同的业务范围中起到至关重要的作用,如财务管理系统。人力资源管理系统。供应链管理系统。供应商管理系统。BFS++管理系统和基建管理系统等。随着国华公司管理精细化不断提高,信息化管理需求不断提升。按照国华公司信息化的管理要求和统筹目标,以公司业务需求内容为导向,全面建设合同管理。费用中心。影像中心和银企互联信息化系统,实现公司从业务到账务的信息化管理目标,达到业务标准化。流程规范化。信息自动化的管理水平。

二。系统概况

财务信息系统(合同管理。费用中心。银企互联。影像中心)介绍

如下图所看到的,合同管理。费用中心。影像系统。银企互联是四个独立建设的信息系统平台,都用于不同的业务模型。与国华公司现有的信息系统进行数据无缝集成,使国华公司信息化系统形成数据链,将信息数据不断的流转直到业务生命周期完结。在整个流转过程中不论组织。项目。合同。职务。人员能够得到相应的信息数据进行查询和分析。使日常业务发生的盲区逐渐缩小,直至消失。

1。合同管理

(1)合同管理需求

合同管理信息系统主要为改变企业合同纸质管理凌乱的现状和打破部门间信息数据的壁垒,将合同整体进行信息化,数字化和统一化的管理。从预算。需求计划到采购过程管理。合同签订。执行完成,每一个环?中的信息紧密联系,预算信息严格进行事前控制,事后分析。并且自动生成的网上可视化审批流程,更大程度地减少了合同相关环节的等待。完成业务自动生成账务的管理思路,并自动根据业务信息化数据完成决策分析报表。整体加强了合同管理业务流程的规范。分析决策的支持。企业核心的竞争力。合同流程的监控力度和数据的准确性。

(2)合同管理详细功能介绍

合同费用预算管理。合同费用类型与财务预算关联,当超合同费用预算时,进行预警,使合同管理工作由浅层被动管理向深层宽幅度主动管理,实现合同费用预算控制。

合同项目计划管理。项目计划的制定依据计划类别。总金额。项目类型等进行制定,形成详细的项目计划单。按岗位职责。人员分权限设计,实现流程可定制化。项目计划由两部分构成,一部分根据(SCM)采购订单编号在合同工作台生成合同,另一部分委外。人工直接在合同模块项目计划手工填入形成。

合同台账审批管理。审批流依据合同费用类型及金额大小而制定,审批流设置结合各电厂授权手册灵活定制。不同阶段审批依据岗位。职责。人员相关联,分配不同的权限进行管理设计。合同管理系统中实时显示最新的审批流转状态,审批阶段控制分同意“退回“修改“三种,且保存显示审批历史记录,包括修改痕迹。审批签字可采用手写签字“或电子签字“。

合同付款管理。合同付款包括预付款。进度款。结算款。质保金等,合同结算由合同的经办人带合同。发票及验收单到财务进行结算。基建工程一般分多次结算,人工。委外一般在验收后一次性结算。合同付款各阶段都显示是否已付款标识,且付款审批通过后(验证资金计划),根据发票上已关联的供应商。金额及发票时间进行付款,并在财务系统中创建分录。打印凭证。

2。费用中心

(1)费用中心需求

费用中心信息系统可以帮助企业对员工费用报销体系的数字化。信息化和统一化的管理,实现了员工单据填写的合理性。高效性和规范性。做到了预算的事前申请。事中控制和事后分析。与合同管理模块结合完成企业经营事项业务的全面管控。并且自动财务凭证生成和自动生成的网上可视化审批流程,更大程度地减少了报销单据的等待。费用中心信息系统整体加强了企业业务流程的规范。预算费用的监控力度和数据的准确性。

(2)费用中心详细功能介绍

个人业务处理。提供在线填单功能,即个人根据业务需要选择相应的业务单据类型进行填写;业务单据包括借款单。。还款单。费用报销单。差旅费报销单等;在提交单据未经审批之前,个人可以撤消;提交单据后,系统自动生成唯一的单据号码。

提供个人业务查询功能,支持:查询个人所有申请的单据,支持多维。组合。各种条件查询;查询个人审批过的所有单据,支持组合查询;查询个人单据的审批状态;单击查询出的记录可查看具体单据的情况。

领导审批处理。提供领导审批功能,即领导登录系统默认界面为待审批业务清单界面,可点击查询每条单据具体情况;领导可根据情况审批是否同意单据;如同意,根据流程设定,单据将转至上一级领导或转至会签部门审批,或到财务审批;如不同意,可附说明单据将返回提交人;领导可以对多条单据进行批处理审批。

财务业务处理。提供生成记账凭证功能。单据审批通过后,财务人员定期可以通过本系统直接生成记账凭证。生成的记账凭证满足账务核算系统的要求;本系统处理的常规单据能无缝生成凭证,生成凭证后不再需要修改;生成凭证中应包括科目。摘要。金额。个人往来。项目等基本信息;财务人员可以单张或批量生成凭证。3。银企互联

(1)银企互联需求

银企互联系统实现了企业财务系统与国内商业网上银行系统的无缝连接,完成资金预算的实时控制,供应商信息的标准化管理和自动生成付款信息明细与历史记录,实现了业务各个环节的状态信息共享和闭环操作,将财务人员从繁杂的数据统计。审核和录入工作中解脱出来,减轻劳动强度和规避资金支付风险,提高财务操作的时效性和准确性。

(2)银企互联详细功能介绍

银行支付管理。银企直联系统直接涉及资金安全,并作为公司核心财务系统与银行系统的重要接口,把安全性放在系统建设的首位来考虑。利用多种先进的安全控制技术,结合公司自身的内部控制体系与相关管理制度的建设,充分保证设备。网络。系统。应用和数据的安全,同时控制内外部。前后台等多方面的安全性,确保交易处理的绝对安全。实现和主要银行的直连,建立与银行业务系统的实时连接通道,利用该通道向银行发送交易指令和接收数据信息,实现集中高效的资金支付和调拨。

资金数据实时查询和对账管理。银企直联系统,实时获取资金账户数据,实现及时。全面。准确地对企?I所有账户的资金变动情况进行有效监控,并实现银企自动对账。账务信息银企同步,银企互联有机连接了企业财务系统和银行业务处理系统,整合了双方的系统资源,解决了长期困扰企业的银企账务信息不一致问题。

建立与企业内部系统间的信息接口。建立与费用报销系统。基础核算系统对接,实现信息快速准确传递,降低劳动强度,提高财务工作效率。可对银行提供电子对账单进行查询与展示。展示按照指定格式显示,方便对账操作。

4。影像中心

(1)影像中心系统需求

影像中心系统是企业信息化标准化的一部分,主要是将业务流程中附件进行统一管理。加强企业各部门原始凭证的上传效率,为业务全流程提供支持和依据,财务可以根据条形码管理扫描原始附件快速地找到系统业务流程,有效地提高了财务处理效率和纸质凭证和信息化系统的相互追溯功能。

(2)影像中心系统详细功能介绍

原始单据扫描管理。将原始发票和其他相应的附件,通过高拍功能生成影像后,传入到影像管理系统,并挂入合同结算单中,随后打印出系统自动生成的条形码粘贴到附件上。将收集的纸质票据通过高拍仪转换为电子图像数据,将电子图像数据与财务数据进行同步传递。同时根据相关数据建立图像索引,图像能够方便地进行检索,有效地提高办公效率。

条形码管理。系统依照高拍仪设备编号规则自动生成实物条形码,实物条形码对系统单据号起到补充说明的作用。财务部门使用扫描枪对原始单据上的条形码进行扫描,此时系统将自动找到对应的合同结算单或付款单,进行自动生成凭证操作。

凭证查询管理。将合同。对账单。发票等都扫描管理,财务部人员可以通过扫描原始单据上的条形码,自动找到过账后的凭证进行打印查询。所以通过发票号。合同号。对账单号等任何一个信息都可以查询到相关的档案。通过此功能,一次查询就可以将整个业务链产生的所有档案全部进行显示调阅,极大地改善了审计查档和调档的问题。

三。系统实现的意义和成果

国华公司合同管理。费用中心。银企互联。影像中心信息系统的实施,实现了企业经营事项从手工管理转到信息化管理的过程,将各阶段的业务信息透明。公开的共享给相应职责的岗位责任人,使分散在各部门业务事项紧密关联,形成了一条标准的业务链,使业务信息数据更加准确。规范。

合同管理。费用中心。银企互联和影像中心与国华公司现有的ERP管理系统进行了无缝结合,将信息数据共享使用,加强了信息数据的相互流转和业务规范,减少了人为的基础信息维护,加强我公司的各部门之间的联动性。

合同管理。费用中心。银企互联和影像中心信息系统在国华公司成功的使用后,解决了公司日常管理上许多困难点。如:减少了日常的统计工作量。预算的控制风险和人为的信息错误,加强了流程的规范化和数据的标准化等。

1。合同管理

(1)实现了日常合同中预算的接口管理,完全达到预算在合同管理中的事前预警。事中控制和事后分析的效果。

(2)实现合同的全生命周期的管理,从需求计划到合同会签再到合同完结,在合同管理信息系统中每个环节都有清晰的生命轨迹。打破了公司各部门信息屏障,使业务更加标准。流程更加规范和信息更加准确。

(3)实现了网上审批管理,在合同管理信息系统中能够事前预置审批流程,经办人提交审批后,自动按照预置的审批流程发送审批到对应的审批人进行决策审批,决策人可以在审批权限下看到业务事项信息,为决策人提供详细的决策信息。

(4)实现了业务自动生成账务凭证管理,在合同管理信息系统中,财务人员可以通过业务事项审批通过的信息自动生成到财务的GL/AP系统生成相应的账务信息,减少了人工记账的风险和保证了会计自动化的标准。

(5)实现了合同管理各环节的追溯功能,在合同管理中可以根据某一环节的业务事项进行前后流程的追溯,使相关人员能够实时地了解到合同全生命周期的详细过程。对我公司发生的人员流动。岗位交接等人事变动起到了关键作用。

(6)实现了合同管理报表查询,根据合同管理信息系统的强大的基础数据,使用报表工具开发客户定制报表,方便日常信息的统计查询和明细查询。为公司合同管理部门提供管理上的决策支持。

2。费用中心

(1)实现了日常费用中预算的接口管理,完全达到预算在员工费用日常报销中的事前预警。事中控制和事后分析的效果。

(2)实现了员工自助报销管理,员工可以根据日常事项,进行自助式的业务处理,如:借款。费用申请。费用报销和还款功能,根据自身的实际情况发起业务流程直到业务办理完成。

(3)实现了网上审批管理,在费用中心信息系统中能够事前预置审批流程,经办人提交审批后,自动按照预置的审批流程发送审批到对应的审批人进行决策审批,决策人可以在审批权限下看到业务事项信息,为决策人提供详细的决策信息。(4)实现了业务自动生成账务凭证管理,在费用中心信息系统中,财务人员可以通过业务事项审批通过的信息自动生成到财务的GL/AP系统生成相应的账务信息,减少了人工记账的风险和保证了会计自动化的标准。

(5)实现了员工自助查询功能,员工可以根据费用中心信息系统查询到自己的费用事项办理的整个过程和现单据状态。直至财务生成凭证为止。

(6)实现了费用中心管理报表查询,根据费用中心信息系统的强大的基础数据,使用报表工具开发客户定制报表,方便日常报销信息的统计查询和明细查询。为公司统计费用发生情况带来了方便。

3。银企互联

(1)银企互联系统的实施,实现了ERP系统付款数据与银行网银系统的无缝连接,有效地减少了出纳的工作量,和传统的出纳相比,提高了工作效率。

(2)实现了从凭证创建(总账+应付)到付款信息电子数据的全流程传递与跟踪管理,整个支付流程闭环在系统中完成,降低了人为操作失误带来的风险。

(3)功能模块通过会计人员。资金管理人员权限划分,实现了付款管理从凭证制证。发起付款。支付一级审核与二级审批的四级管理,极大提高了付款管理的准确性,降低了财务人员舞弊风险。

(4)实现安全性访问支付功能,在保证付款数据安全的情况下,实现了付款业务各个环节的状态信息共享。

(5)在银企互联模块中设置了付款相关数据信息的状态监控与查询功能,实现企业预算管理。现金流管理与支付管理的无缝连接和集成,有效提升了资金管理效率。

(6)在银企互联模块中根据上级单位及公司领导管理意图定制了分析管理报表,提升了公司资金支付管理的决策支持能力。

4。影像中心

(1)实现了原始附件电子保管功能,将费用中心。合同管理等信息系统中的附件管理进行了统一管理,在整个生命周期管理通过追溯和查询功能,可以实时地对原始附件进行下载查询。

(2)实现了二维码管理功能,在费用中心。合同管理等信息系?y中的打印单据上增加二维码自动打印功能,使打印单据上的二维码与系统信息有效关联,使用扫描枪设备自动查询出该单据的系统信息。

发电企业财务管理信息系统实践研究