秘书的办公室事务管理技巧与方法
当今办公事务日渐现代化和自动化，对秘书的综合素质的要求也越来越高。本论文通过介绍办公事务的各种管理技巧和方法，皆在帮助秘书有效地解决日常办公事务中遇到的各种难题，使之成为具有良好综合素质和经验丰富的高层次秘书人才。
关键词：办公室 事务 管理 目录
〈一〉１、办公环境的美化
第01页 ２、办公室电话接拨
第02页 ３、上司日程与公司活动安排
第05页 ４、邮件的收发
第07页 ５、值班工作管理
第09页 〈二〉总结
第12页 〈三〉参考文献
第13页 论秘书的办公室事务管理技巧与方法
在正式写论文之前，我想首先说明一下办公室工作的主要职责、地位和作用。只有先理解了这，才更有利于论题的阐述。我们都知道，秘书的工作是与办公室有着密切联系的，在办公室这一环境里，秘书担任着非一般的角色。那么，办公室的主要职责、地位和作用体现在哪里呢？
办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽，它具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等优大职能。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，办公室作为一个组织机要场所，它发挥着重大的作用。既然办公室有着如此巨大的作用，秘书应如何对办公室事务进行统筹管理呢？其管理技巧又在哪里呢？
大致来说，秘书对办公室事务的管理主要体现在以下五个方面，其管理的技巧也会随着内容的改变而改变，下面我将对这五个方面一一论述。
一、 办公环境的美化
优美的办公环境，能够营造一种和谐舒心的氛围，增强员工对公司的信心，提高员工的办事效率，并且能塑造良好的公司形象。俗话说“佛靠金装，人靠衣装”，办公室的布置是否合理，直接影响公司职员的工作情绪和效率。作为一个秘书，应该对办公室进行科学的布局，力求合理、整洁，使一切都显得有条不紊，以便给每个职员一个优美的办公环境。当然，这仅仅是对办公室的布置而言的。
秘书人员在布置办公室的时候，毕业论文http://www.youerw.com应以以下原则为依据：
1、 采用一个大间办公室，对于光线、通风、监督比采用同样大小的若干小办公室为优；
2、 使用同一大小的桌子，这样可以增进美观，并给职员以相互平等感；
3、 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观；
4、 工作流程应呈直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动；
5、 主管座位应位于部属座位的后方，这样可使主管易于观察工作地点发生的事情；
6、 应预留充分的空间，以备最大工作负荷的需要；
7、 勿使职员面对窗户，也不要太靠近热源或坐在通风线上。
二、 办公室电话接拨
电话是一种常见的通讯、交往工具，秘书若能正确使用电话，能够提高工作效率，创造友好气氛，使公司给顾客留下美好的印象。
接拨电话看起来简单容易，许多人都以为对着话筒与对方交谈比当面交谈要简单得多，其实不然。接打电话大有讲究，可以说是一门学问一门艺术呢。
下面就接听电话和拨打电话两个方面，我作一些拙谈。
〈一〉 接听电话
微笑着平心静气地接听电话，会使对方感到温暖和亲切，尤其是使用敬语、谦语时，收到的效果更佳，往往是我们都意想不到的。不要以为对方看不到自己的表情，其实，从电话的语调中已经传递出了是否友好、礼貌、尊重等信息了。
接听电话是有步骤可循的，它的一般步骤如下：准备记录物品→迅速摘机→自报家门→辨明对方身份→听记对方陈述→及时提出疑问→复述来电内容→礼貌结束电话→轻轻放下话筒→整理电话记录等。秘书在接电话时，应尽快集中自己的精力，以便大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。以下是职业秘书在接电话时可以参考和借鉴的技巧：
1、 接听电话一定要先亲切问候，清楚表明公司名称与自己的姓名；
2、 如遇对方拨错号码，不可大声怒斥或用力挂断电话，应礼貌告知；
3、 接听电话时必须保持足够耐心，热情并且不要三心二意。要注意语气、语态，用语礼貌、和气、简练；
4、 要仔细倾听对方的讲话，一般不要打断对方，如实有必要打断，则应说：“对不起，打断一下”；
5、 避免在电话中争论或有不佳的情绪反应，电话交谈应尽量简短，不要讨论无关要紧的问题；
6、 谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话，并且不要忘记说“再见”。
〈二〉 拨打电话
形体语言和面部表情为我们与别人进行面对面沟通提供了一些帮助，但在打电话时，我们却失去了这些视觉方面的帮助，而纯粹依靠我们使用的语言。因此，我们应该像我们的视觉形象一样，营造打电话时的形象。
和接听电话一样，拨打电话也有自己的步骤和技巧。它的步骤如下：准备通话提纲→核查号码→拨出电话→自我介绍→陈述内容→解答疑问→汇总确认内容→结束通话→挂断电话→整理集录等等。拨打电话时，应注意以下技巧：
１、拨打电话时，首先要理清通话的内容和要点。电话接通后，打电话的人应先问好，然后自报家门；
２、做到不使用电话免提键拨打电话，电话内容要简明扼要，表达清楚准确；
３、如果拨错了电话号码，应及时向对方表示歉意，让对方转接或传呼某人时，应注意措辞并适时道谢，对方帮你去找人时，话筒不应离开耳朵，更不应该和别人高声谈笑。
４、如给领导打电话时，要称领导职务，然后通报自己的部门、职位和姓名，简洁准确地说明需要请示或汇报内容。领导的指示或意见应准确全面的记录，通话结束时应主动询问还有什么指示和要求。
５、给基层单位和部门打电话时态度要谦和，不得盛气凌人。
三、上司日程与公司活动安排
妥善安排上司的日程，不但可以提高上司的工作效应，还可以提升你在上司心目中的地位；搞好公司的各种活动安排，可以增进组织内外社会在对自身工作的信任、支持，为公司树立良好的形象与信誉。所以秘书人员在做日程与 活动、安排的时候，要注意把握住细节，掌握相关技巧和方法。
〈一〉 上司日程的安排
在日常工作中，个单位、部门开一些会议或搞一些社会活动，总希望通过秘书邀请领导出席，以此表明对某工作的重视程度，更好地推动工作开展。如果秘书对上司的活动不能做出恰当的安排，不但会使上司的精力受到影响，而且还会在群众中造成不良的影响。作好上司的日程安排，就是把上司每月、每周、每日的主要活动纳入计划，明文印发给有关部门或人员。
为上司安排日程是秘书事务中的一项常规性工作，看似简单的工作，但秘书人员要想把它做好，同样应该掌握相关的技巧。
上司的日程安排应注意以下几点：
１、 依照轻重缓急安排，即重要的应安排在前，避免时间 上的冲突；
２、 配合上司的时间表。上司对自己的日程有一定的原则，秘书人员在为上司安排日程的时候，不能随便扰乱上司的常规工作，应根据上司的生活、工作规律安排；