试析疾控档案管理的现代化

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1003-9082(2016)11-0043-01

一。用先进的科学技术管理档案

随着时代的进步和科学技术的迅速发展,现代疾控档案管理在很多环节中都逐渐代替了传统的档案管理方法,使得档案管论文网理的效率得到了极大的提高。计算机的普及,使得文档一体化管理成为了现实,同时,传统的疾控档案管理方式因为各个业务时间的先后顺序,效率大幅度降低,而用计算机操作可以将各个业务实现紧密连接,节省了大量的时间,显著提高的档案管理工作的效率,并且质量也得到了极大地保证。

更重要的是,传统的档案管理工作,必须将档案的文字。图片。声音。视频。等信息分开处理,在调查档案时,还需要将各个储存的内容对应起来,造成了人力物力时间等方面的浪费,而运用多媒体技术可以将图像。照片。录音。录像等信息进行综合处理,随时查询各种档案信息,档案信息处理的效率明显加强。除此之外,积极的运用互联网进行档案管理也可以带来极大的便利,如网络技术和虚拟技术的运用大大简化了传统的档案收集,归档等环节的操作,档案管理更加方便快捷。

传统的档案都是纸质的,保密措施相对来说是很简单的,只要档案信息的载体纸张不被损坏,看守档案的工作人员尽职尽责,遵守自己的职业道德,保护档案载体,就可以使档案信息不被泄露,安全性还是很高的。而疾控档案管理引进现代化技术之后,档案信息都被储存在电子计算机中,由于电子档案自身所具备的特点,档案的安全性是毋庸置疑的。但是,在疾控档案的管理中引入网络系统,档案馆中最重要的就不是馆内的各种计算机硬件,而是储存在网络中的数据,如果网络中的数据泄露或者丢失,那么用网络管理数据也就是一个笑话,现在大众普遍使用的网络安全技术主要是防火墙,网络文件备份,网络防病毒技术等,有效的保证了网络中数据的安全。

二。疾控档案管理方法的现代化

众所周知,现代信息化技术实际上就是数字化技术,疾控档案管理的信息化技术就要求档案的管理方法和企业的管理模式随之进行相应的改变。随着现在科学技术的发展特别是步入二十一世纪以来,生产和管理活动的发展。办公室自动化。信息技术的广泛应用,使得疾控档案管理工作迈上了一个完全不一样的平台,同时,档案管理的方法也随之发生的巨大的改变。

1。不同模式下文档归档的方法

很多人都知道,电子文档的归档活动分为两种,一种是在电脑单机的环境下形成的电子文档,它的工作方法和传统的纸质档案文件相差不大。另一种是在电脑联网的情况下,计算机存储形成的电子文件,就是由电脑的网络系统自动完成的积累,然后形成与之相匹配的电子档案数据库。同时,计算机在联网的时候生成的电子文件可以随时办理随时归档,只要办理完毕系统就会自动生成电子文档的逻辑归档,大大缩短了档案交接需要的时间,同时也减轻了工作人员的工作量。除此之外,疾控档案文件各个环节之间的之间的界限已经很模糊甚至已经趋于没有,疾控档案管理也不仅仅是简单的从文件档案转换为档案了,然后再形成文件,而是变成了在文件设计的时候的积极地设计将档案管理融入系统设计之中。

2。档案整理工作新模式

与传统纸质档案的整理工作相比,用计算机在网络环境下做成的电子文档的整理工作组要是通过电脑和网络对网络中的数据进行整理,从而实现对档案信息的整理工作,发生了翻天覆地的变化。这些变化主要体现在了档案立卷的变革。档案的管理模式。档案工作的质量等几个方面。电子档案是储存在网络中的数据,是虚拟的,没有实体,传统的档案手工整理,组卷,装订都逐步被取代,成为了历史。同时,电子档案从生成到删除的整个过程都可以被实时监控,确保了档案信息的安全性和完整性,也保证了工作人员工作的质量。电子档案的整理质量也不仅仅取决于工作人员的水平和工作态度,更重要的是档案管理的软件,使得工作效率和质量更加可靠。

结束语

随着科学技术的发展,信息技术在疾控档案管理中的地位逐渐提高,运用更加广泛,档案的管理方法也发生了巨大的变化,采用先进的技术可管理手段,极大地推动的疾控档案管理事业的进程,使它的发展速度大大加快,还显著加快了档案整理工作的效率,减少了人力。物力。财力的浪费,节省了传统档案整理工作环节之间的时间。同时,由于档案是以数据的形式存在网络中,避免了档案的损坏和丢失,并且更加方便和快捷。科技的发展和运用使得档案管理工作由传统的手工管理模式向现代化,信息化模式转变。

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