供电企业电子档案集中管理模式的思考

中图分类号:G276文献标识码:A文章编号:1003-9082(2017)12-00-01

前言

客户档案管理是供电企业与用电客户之间的业务往来凭证,同时也是为客户提供优质服务的重要渠道之一。随着电力行业的不断发展,企业之论文网间的竞争日益激烈,为客户提供优质服务,是每个电力企业所追求的发展目标。因此,电力企业在发展过程中,应提高服务质量和管理水平,建立合适的电子档案集中管理模式,为企业发展提供保障。

一。电子档案管理现状

1。企业对电子档案集中管理重要性认识不足

在供电企业发展过程中,往往注重于电力工程建设,忽视档案管理,再加上很多供电企业管理人员认为档案管理对企业发展没有帮助,对档案管理工作不够重视,导致企业档案库存信息管理混乱。这种错误的企业发展观,影响了档案的集中管理进程,让档案信息无法得到及时更新和调整,不利于电子档案集中管理模式的实施。

2。缺乏规范化的管理流程和标准

电子档案集中管理涉及到的部门很多,流程复杂,很多企业在档案管理中并未制定统一标准,造成工作人员对有价值的信息记录不全面,而没有价值的信息却占据着企业大量内存空间,造成了空间的浪费。尤其是在企业大营销体系建设完成之后,对于之前的档案资料,供电企业也没有制定出相应的归档标准,在新旧信息交替过程中,导致很多档案信息流失。另外,企业档案未实现同等性归档,随意性较大,档案整理方式也存在很多不恰当之处,加之供电企业档案管理人员变更频繁,导致材料收集工作?节严重,影响档案电子化发展[1]。

二。电子档案集中管理的具体方式

所谓电子档案,就是将纸质档案通过网络技术加工,最终转变成电子文件的过程。通过这一过程,企业可以对档案进行更好的集中管理。

1。加强对文书档案和科技档案的收集管理

供电企业的相关档案资料需要在各个科室中相互传阅,而在此过程中,涉及到很多文书档案和科技档案。因此,在档案收集管理中,如果不进行针对性的收集管理,很容易造成档案信息的流失,让档案完整性遭到严重破坏。首先,可以对档案信息进行立卷,由于文书档案和科技档案内容相对复杂,在立卷过程中需要保证信息完整性,并对其进行分类保存,这样,有利于后期的使用和传阅。尤其是对于供电企业会议记录。各地区统计报表。学习文件等,更需要做好归档处理。其次,对于一些比较重要的文书文档和科技文档,但目前还在继续使用中,可以对其进行复印使用,并对原件进行归档保存,避免文件出现丢失或损毁,对企业管理造成影响。另外,文书档案和科技档案在编制上应具有较强顺序性,避免出现重复现象。

2。电子文件的生成

供电企业可根据实际业务的数据收集,将电子文件中的相关叙述改变,最终保证电子文件传输的完整性以及对相关资料信息进行确定。首先,运用扫描仪器或高清拍摄仪器等,对工单中印制的字体或者符号进行扫描,随后再经过检验来确立档案外形,最后利用网络字符辨别技术将外形翻译成相对应的计算机文字。在利用图像文本辨别手段进行文本材料辨别过程中,需要将图像文件进行具体的探究和整理,从中获取有价值的信息和文字。例如,在电子文件生成过程中,容易出现信息错误运用和错误识别,相关工作人员在工作过程中,需要保证信息识别的准确率,将识别之后的信息,演变文档案全文内容,从而确保电子档案的准确性。其次,在电子文件生成中,还会运用到图像压缩技术。将图像信息中的多余数据进行压缩,帮助数据实现更好的储存和传输。图像压缩技术主要分为有损压缩和无损压缩。如果想要将供电企业营销特征和客户营销价值的共同作用体现出来,那么无损压缩方式具有很强的可行性[2]。

3。脱机归档

脱机归档主要是对供电企业中的电子档案进行汇集,并全部下载到能够脱机储存的介质当中,实现与档案管理部门的有效交接。由于时间的集聚,企业档案储存数量不断增加,而电子档案的存储空间毕竟有限,也会增加档案的查阅时间。因此,为了提高档案实用效果,相关档案管理人员利用脱机归档方式,对电子档案进行有效管理。首先,需要进行档案交接处理。电子档案可以通过信息技术实现交接,在此过程中需要保证电子档案资料的完整性,并保证不被病毒侵染。一旦发现不合格的电子档案信息,则应立即回到前一个操作步骤。其次是档案判定,为了保证脱机档案管理质量,需要对档案信息进行全面判定。第一,档案信息的切实性:依靠纸质档案材料,对电子档案进行仔细审核,保证与纸质档案信息同等。第二,确保档案材料的完整性,档案材料的完整性与电子文件存在直接关系,而电子文件的检查需要相关部门的大力配合。第三,保证档案材料就有良好的可阅读性。例如,各个文件通过传递。转移和压缩等过程之后,依然可以对相关文件进行查阅,将文档信息中的切实性和完整性有效表现出来。另外,电子文件的可阅读性变现为信息储存的好坏上,如果文件在读取过程中出现问题,即使具有在高的价值,也无法将其意义有效展现出来。

总结:综上所述,目前供电企业档案管理工作中,依然存在对档案管理工作的不重视。没有有效的监管措施等一系列问题。因此,供电企业在发展过程中,要反思之前在档案管理中存在的问题,利用电子档案集中管理模式,实现对企业发展的有效监管。未来,档案管理在企业发展中的作用将会越来越大,实施电子档案集中管理已成为企业发展的必然趋势,也是企业实现可持续发展的基本保障。

供电企业电子档案集中管理模式的思考